Inleiding
Met ingang van 2023 verantwoordt het college middels de rechtmatigheidsverantwoording over de rechtmatigheid van de baten, lasten en balansmutaties van de jaarrekening. Dit betekent onder meer dat via een verbijzonderde interne controle is vastgesteld of de drie hiervoor geldende rechtmatigheidscriteria zijn nageleefd:
- Begrotingscriterium: het handelen binnen de budgettaire kaders die de gemeenteraad stelt in de begroting en begrotingswijzigingen;
- Voorwaardencriterium: de naleving van wet- en regelgeving zoals opgenomen in het normenkader dat op 4 april 2024 door de gemeenteraad is vastgesteld;
- Misbruik & Oneigenlijk gebruik criterium: het in voldoende voeren van een beleid om misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsmiddelen te voorkomen.
Als norm voor het rechtmatig handelen is in de Financiële verordening gemeente Maashorst besloten een verantwoordingsgrens te hanteren van 1% van de totale lasten (inclusief toevoegingen aan reserves). In de jaarrekening 2024 bedragen de totale lasten inclusief mutaties reserves € 227.377.164. De verantwoordingsgrens ligt dus op € 2.273.772. Uit de intern uitgevoerde controles blijken cumulatieve bevindingen die deze grens overschrijden. Geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan €100.000 worden in deze paragraaf nader toegelicht.
Nadere toelichting op de rechtmatigheidsverantwoording
Begrotingscriterium
Bij het begrotingscriterium wordt feitelijk gekeken naar iedere afwijking ten opzichte van de begroting. Echter geldt dat onderschrijdingen van de lasten en/of investeringen en afwijkingen van de baten niet als onrechtmatig worden beoordeeld mits zij tijdig worden gemeld aan de raad. In de financiële verordening van de gemeente Maashorst zijn afspraken gemaakt over wat tijdig is.
Onrechtmatigheid heeft alleen betrekking op de overschrijdingen van de lasten en of investeringen. In de financiële verordening staan uitgangspunten opgenomen wanneer afwijkingen acceptabel zijn.
Het totaal aan overschrijdingen van de lasten op de programmaonderdelen bedraagt € 2,9 miljoen. Het totaal aan overschrijdingen van investeringsbudgetten bedraagt € 0,3 miljoen.
Van deze overschrijdingen wordt een bedrag van € 1,2 miljoen aan afwijkingen als niet- acceptabel beschouwd omdat deze niet conform het uitgangspunt in de financiële verordening van gemeente Maashorst geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerde baten. De overige geconstateerde overschrijdingen zijn formeel onrechtmatig maar passen binnen het vastgestelde beleid en zijn daarom als acceptabel geduid. De toelichting op de afwijkingen is opgenomen bij de programmaonderdelen. In onderstaand schema worden de overschrijdingen op de Investeringsbudgetten toegelicht.
| Krediet |
Overschrijding |
|
| Project Fietsstraat Volkelseweg |
€ 180.921 |
Bij dit werk is vooraf bodemonderzoek gedaan, waaruit bleek dat verontreinigde materialen in de fundering aanwezig waren. Deze materialen zijn afgevoerd en deze onvoorziene kosten zijn als meerwerk naar voren gekomen en daarmee ook als onrechtmatige overschrijding van het krediet. |
| Heuvelstraat rehabilitatie |
€ 77.502 |
In de uitvoering zijn een aantal extra werkzaamheden uitgevoerd, die in het bestek niet voorzien waren. De budgetten zijn daarnaast in 2019 aangevraagd. De indexatie tussen 2019 en 2024 is 35% (Bron: CBS). |
| Hoevenseweg bushaltes verplaatsen |
€ 50.402 |
Dit project bestaat uit meerdere budgetten. Binnen de organisatie worden deze als combinatiebudgetten beschouwd. Derhalve zijn de kosten- en inkomstenverantwoording administratief niet naar rato verwerkt wat leidt tot een nadelige afwijking op het ene budget en een voordelige afwijking op het andere budget met per saldo op 'projectniveau' geen tekort. |
| TOTAAL |
€ 308.825 |
|
Voorwaardencriterium
Het college heeft op basis van het voorwaardencriterium de rechtmatigheid gecontroleerd. De normen voor het voorwaardencriterium zijn gebaseerd op de eisen die afkomstig zijn uit verschillende interne en externe regelgeving die bij de uitvoering van financiële beheershandelingen van de gemeente van toepassing zijn
In het kader van het proces inkoop betrekken wij de naleving van de Europese aanbestedingsregels in onze controle. De interne aanbestedingsregels, zoals vastgelegd in het inkoopbeleid van de gemeente Maashorst, maken geen deel uit van de rechtmatigheidscontrole. Dat vanwege het besluit van de raad om deze interne aanbestedingsregels buiten het normen- en toetsingskader te houden.
Onze rechtmatigheidscontrole op het proces inkoop (en aanbesteden) heeft het afgelopen verslagjaar onrechtmatigheden opgeleverd tot een bedrag van € 4.166.578 Deze kunnen als volgt worden toegelicht:
- Inhuur van personeel: € 1.197.476. Het gaat om inhuur waarbij de Europese drempelwaarde is overschreden. Voornamelijk kwam dat door de verlenging van inhuurovereenkomsten en bij één specifieke inhuur is de verkeerde inkoopstrategie toegepast
- Aanbestedingen van diensten: € 2.919.311. Dit betrof in twee gevallen onrechtmatigheden voor in het totaal € 1,5 miljoen bij de aanbesteding van groenonderhoud. Hierbij werd een verkeerde inkoopstrategie toegepast en bovendien overschreden de werkelijk gemaakte kosten de Europese drempelwaarde. Daarnaast werden onrechtmatigheden geconstateerd bij schoonmaakdiensten voor € 106.703, beveiliging bij opvang voor € 932.264, catering Oekraïners voor € 154.740, internetdiensten en diensten voor verkeersregulering en calamiteiten openbare ruimte.
- Leveringen: € 49.790. De afname van brandstoffen is via een Europese aanbesteding gelopen. Het ging hier om de afname van een specifieke brandstof (niet Europees aanbesteed) in het eerste kwartaal van 2024.
Daarnaast werd bij de subsidievaststelling voor Peuteropvang en Voorschoolse Educatie een onrechtmatigheid geconstateerd voor een totaalbedrag aan €?428.542,00. De subsidie was vastgesteld door de gemeente ondanks dat voor de vaststelling niet werd voldaan aan de voorwaarden zoals opgenomen in de Subsidieregeling gemeente Maashorst 2024. Omdat vast is komen te staan dat de doelmatigheid en rechtmatigheid niet in het geding zijn, heeft het college besloten om eenmalig gebruik te maken van de hardheidsclausule en een nieuw besluit voor de vaststelling van de subsidie genomen.
Verbetermaatregelen
Om de rechtmatigheid, als organisatie in opbouw, in de toekomst (beter) te borgen, zijn er nadere verbetermaatregelen nodig voor de beheersing alsmede verantwoording van de (inkoop)uitgaven en het opleiden van medewerkers hierin. Processen moeten op orde worden gebracht, de interne controle aangescherpt (ook ten aanzien van subsidies) en er moet gestuurd worden op werken volgens procedures. Dit gebeurt in nauwe samenwerking met de organisatie BIZOB die ondersteunt bij het inkoopproces en de accountant, die ook een adviserende rol in diverse processen vervult.
Ter voorkoming van overschrijdingen op het begrotingscriterium zal bekeken worden wat nodig is voor verbetering van onze projectadministraties, formulering van raadsbesluiten en ook de kaders in de financiële verordening. Op deze manier werken we gestaag toe naar het meer in control komen van onze organisatie met ook de basis op orde, qua processen, besluit- en dossiervorming.
Onduidelijkheden
Onduidelijkheden verwijzen naar situaties waarin onvoldoende informatie of bewijs aanwezig is om de juistheid en rechtmatigheid van financiële transacties of verslaggeving te bevestigen. Dit kan ontstaan door incomplete of inconsistente gegevens, beperkte toegang tot noodzakelijke documenten, of complexe omstandigheden die een eenduidige conclusie bemoeilijken. Bij de controle op aanbestedingsrechtmatigheid is sprake van onduidelijkheden voor een bedrag van € 196.812. Deze onduidelijkheden betrof de inhuur van personeel waarbij niet voldoende informatie is achterhaald om vast te stellen hoe de inkoopprocedure is verlopen.
Misbruik & oneigenlijk gebruik
Het college heeft de juistheid en volledigheid van de gegevens, die door belanghebbenden zijn verstrekt, op basis van het criterium misbruik en oneigenlijk gebruik gecontroleerd. Dit om aan te tonen dat men voldoet aan de voorwaarden, zodoende dat misbruik en oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving door de gemeente Maashorst kan worden voorkomen en bestreden.
Het beleid dat de gemeente voert om misbruik en oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving te voorkomen is met name ingebed in processen van de gemeentelijke organisatie(onderdelen) en in haar eigen regelgeving. Uit de rechtmatigheidscontroles van ons college blijken geen onrechtmatigheden in het kader van het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium.
De commissie BBV heeft eerder de aanbeveling gedaan aan gemeenten om een overkoepelende beleid(notitie) op te stellen waarin de gemeente haar visie, uitgangspunten, werkwijze en model risicoanalyse misbruik en oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving duidt. Dit beleid is in 2024 opgesteld en door de raad op 27 februari 2025 vastgesteld. Hierin heeft de gemeente Maashorst de maatregelen ter voorkoming en bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving opgenomen.
Conclusie
De geconstateerde afwijkingen betreffen in het totaal € 7,4 miljoen waarvan € 2 miljoen als acceptabel is aangeduid. Het bedrag overschrijdt de gestelde grenzen van € 2.273.772 en heeft daardoor invloed op de rechtmatigheidsverantwoording.
Afzonderlijke jaarverslagen vanuit een specifieke rol en/of functie, vanuit een commissie of vanuit een specifieke inhoudelijke invalshoek
Elk jaar wordt er naast voorliggende jaarstukken 2024 ook verantwoording in een jaarverslag afgelegd vanuit een specifieke rol en/of functie, vanuit een commissie of vanuit een specifieke inhoudelijke invalshoek. Zo is er een jaarverslag over 2024 vanuit de onafhankelijke rol van de Functionaris Gegevensbescherming (FG) en een jaarverslag over 2024 van de bezwarencommissie. Daarnaast kent Maashorst een systeem van juridische kwaliteitszorg. Vanuit die inhoudelijke invalshoek wordt ook verantwoording afgelegd over 2024. Deze verantwoordingen zijn te uitgebreid om de inhoud van deze afzonderlijke jaarverslagen ook integraal in de voorliggende jaarstukken op te nemen, maar uiteraard staat in deze documenten, die door het college worden vastgesteld, ook relevante verantwoordingsinformatie over afgelopen jaar.