Paragraaf bedrijfsvoering

De beleidsvoornemens van de bedrijfsvoering  worden toegelicht in programma 10 Bedrijfsvoering en inkomsten. In deze paragraaf geven we nadere toelichting over onze bedrijfsvoering.  

Op basis van onze financiële verordening betreft dat de volgende onderdelen:

• de omvang, opbouw en ontwikkeling van het personeelsbestand en de loonkosten;
• de kosten van inhuur derden;
• de huisvestingskosten;
• de automatiseringskosten;
• de budgetten voor de raad, de griffie, de rekenkamer en de accountant

Daarnaast worden de volgende onderdelen toegelicht: 

• Informatiebeleid, informatieveiligheid en privacy; 
• Rechtmatigheid; 
• Frauderisico's;
• Algemene dekkingsmiddelen;
• Overhead en vennootschapsbelasting.

Cijfers 2023 zijn inclusief eventuele begrotingswijzigingen op de primitieve begroting. 

Omvang, opbouw en ontwikkeling van het personeelsbestand en de loonkosten

	Rekening 2022	Begroting 2023	Begroting 2024
Formatieve omvang personeelsbestand in FTE per einde boekjaar	459,8	471,01	471,01
Werkelijke bezetting personeelsbestand in FTE per einde boekjaar	425,8	439,50	445,00
Totale loonsom in euro's *	€32.355.437	€40.107.626	€41.271.898

* De loonsom in 2022 betreft de werkelijke loonsom op basis van bezetting. De loonsom 2023 en 2024 betreft de begrote loonsom op basis van formatie. De stijging van het aantal FTE's en loonsom wordt met name veroorzaakt door autonome ontwikkelingen (CAO-stijging, stijging pensioenpremies) en uitbreiding van formatie op basis van nieuwe wensen uit de programmabegroting 2023. 

 

Kosten inhuur van derden

	Rekening 2022	Begroting 2023	Begroting 2024
Kosten inhuur extern personeel	€11.883.505	€3.754.143	€1.865.835

De afname van de inhuurkosten in 2023 en 2024 wordt met name veroorzaakt doordat er in 2022 een fors aantal incidentele inhuurbudgetten gevoteerd zijn, b.v. vanwege de herindeling of voor de implementatie van de omgevingswet. Daarnaast is in 2022 een deel van de vacatureruimte via inhuur opgevuld. De verwachting is dat dit ook voor 2023 en 2024 deels het geval zal zijn, waardoor de werkelijke inhuurkosten waarschijnlijk hoger zullen zijn dan bovenstaande begrote bedragen.

 

Huisvestingskosten

	Rekening 2022	Begroting 2023	Begroting 2024
Huisvestingskosten van de kantoorruimten	€2.067.266	€2.402.253	€2.396.641

De stijging van de huisvestingskosten wordt met name veroorzaakt door stijging van de energiekosten (gas/elektra). 

 

ICT kosten

	Rekening 2022	Begroting 2023	Begroting 2024
ICT kosten	€6.602.027	€6.019.741	€5.289.749

De ICT kosten zijn in 2022 (en 2023) hoger dan in 2024 door diverse incidentele kosten in relatie tot de herindeling.  Bijvoorbeeld consultancykosten voor de invoering/samenvoeging van systemen. 

 

Budgetten voor raad, griffie, rekenkamer en accountant

	Rekening 2022	Begroting 2023	Begroting 2024
Raad	€726.129	€770.285	€769.158
Griffie	€439.948	€509.195	€478.346
Rekenkamer	€0	€75.024	€78.086
Accountant	€150.375	€132.163	€137.740

Informatiebeleid

We hebben een duidelijke toekomstgerichte  visie en agenda op informatievoorziening  en digitalisering, die de ambities van de gemeente maximaal ondersteunen. 

We maken meer gebruik van data. Hiervoor maken we een plan van aanpak en starten we met proeftuinen voor datagedreven werken. 
 
We implementeren een nieuw digitaal startportaal. Dit startportaal wordt de efficiënte werkomgeving voor alle medewerkers waarbij alles wat nodig is (applicaties, informatie, etc) op één plek te vinden is. 
Digitaal platform voor de werkplek van de toekomst 

Informatieveiligheid & privacy

Informatieveiligheid is en blijft in de toekomst belangrijk om het vertrouwen van onze inwoners te borgen. Door de steeds verdergaande digitalisering is verantwoording hierover een randvoorwaarde voor de kwaliteit van de gehele bedrijfsvoering van de gemeentelijke organisatie.

De VNG heeft samen met het rijk een efficiënte verantwoordingssystematiek ontwikkeld: de Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA).
Hiervoor zijn de verantwoordingssystematieken voor de Basisregistratie Personen (BRP), Paspoortuitvoeringsregeling (PUN), Digitale persoonsidentificatie (DigiD), Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG), Basisregistratie Ondergrond (BRO) en Inkomen (Suwinet) samengevoegd.
ENSIA helpt gemeenten in één keer slim verantwoording af te leggen over informatieveiligheid gebaseerd op de BIO (Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Overheid). Jaarlijks legt het College van Burgemeester en wethouders verantwoording af door middel van een ENSIA verklaring. 

Beleid en organisatie
Met het nieuwe opgestelde strategisch informatie beveiligingsbeleid gaat de gemeente Maashorst de komende jaren aan het werk.  ENSIA gebruiken we om ons intern te verantwoorden over de staat van informatiebeveiliging op basis van de BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheid).

Personeel en Toegang 
Er zijn vaste aanstellingen gerealiseerd voor Chief Information Security Officer (CISO) en Privacy Functionaris. 
We besteden continue aandacht aan het vergroten van de bewustwording van informatieveiligheid. 

Continuïteit en incidenten

Continuïteit is gewaarborgd en dit wordt periodiek getest. We monitoren eventuele incidenten.

Informatiesystemen
Onze systemen voldoen aan de vereisten van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid.  

Gegevensbescherming 
De gegevensbescherming heeft een nauwe relatie met privacy. Een goede privacybescherming kan niet zonder informatiebeveiliging. Naast overlap zijn er ook aparte aandachtspunten. Voor privacy geldt dat de Privacybescherming  meer juridisch is gericht (AVG) en focust zich alleen op de vertrouwelijkheid van persoonsgegevens en compliance aan de AVG.
Voor het toezicht op privacy heeft de organisatie een (verplichte) functionaris gegevensbescherming (FG) aangesteld. Deze adviseert gevraagd en ongevraagd op privacygebied en is het verlengstuk van de landelijk toezichthouder (Autoriteit Persoonsgegevens). De FG rapporteert op jaarbasis aan de directie en stemt af met de verantwoordelijk portefeuillehouder.

Informatiebeveiliging focust meer op procedurele zaken rondom techniek en richt zich daarbij op de beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van alle gegevens. 

 

Control
Binnen de gemeente Maashorst hebben we een visie op control. Deze visie is het uitgangspunt voor de invulling van control.

De basis voor control is het 'three lines' model. Dit model helpt ons om structuren en processen in kaart te brengen, die bijdragen aan het realiseren van de doelstellingen en die een sterke governance en risicomanagement faciliteren.

 

Dit model is net zoals de planning en control cyclus bij de gemeente Maashorst gebaseerd op het plan, do, check en act principe. De rapportering vindt dan ook plaats in de planning en control producten van de gemeente Maashorst.

Rechtmatigheidsverantwoording
Vanaf 2023 worden gemeenten verplicht om in de jaarrekening een rechtmatigheidsverantwoording op te nemen. Hiermee legt het college eigenstandig verantwoording af over de naleving van de geldende wet- en regelgeving bij de totstandkoming van de baten en lasten en balansmutaties in de jaarrekening.  Vanaf 2023 geeft het college dit oordeel en stelt de accountant vast of dit oordeel klopt.

De gemeente Maashorst streeft ernaar om in de toekomst een volledige ‘In Control Statement’ op te nemen in de jaarrekening. Maar eerst richten we ons op de rechtmatigheidsverantwoording. Dit zullen we voor het eerst doen in 2023 en ook in 2024 zal deze verantwoording worden afgegeven. 

In control

In control statement is een certificaat van ‘Goed Bestuur’. Er is sprake van goed bestuur als:

• de bedrijfsprocessen effectief en efficiënt zijn ingericht; we doen de goede dingen en we doen de dingen goed;
• er is sprake van een effectief besturingsmodel; er is sprake van relevante, juiste en actuele informatievoorziening zodat de planning- en controlcyclus goede handvatten biedt om te sturen;
• de relevante wet- en regelgeving wordt nageleefd.

In dat geval verklaart de 'In Control Statement' dat bedrijfsvoering op alle niveaus dusdanig op orde is, dat met redelijke mate van zekerheid kan worden gesteld dat de doelstellingen worden gerealiseerd.

Het college van burgemeester en wethouders is zich bewust van de frauderisico’s die de gemeente loopt en bespreekt dit thema periodiek. De gemeente heeft een frauderisicoanalyse opgesteld, zodat alle risico’s in beeld zijn gebracht inclusief de urgentie voor een vervolgactie. Hieruit kan geconcludeerd worden dat de belangrijkste risico’s aandacht hebben en zijn ondervangen door de inrichting van de administratieve organisatie.  

De komende periode zullen de onderwerpen van de frauderisicoanalyse verder besproken worden met betrokkenen en vertaald worden in beleid voor misbruik en oneigenlijk gebruik.

Artikel 66 van het BBV verplicht gemeenten om alle kosten en opbrengsten met ingang van 2017 in te delen naar taakvelden. Daarnaast verplicht artikel 8 een overzicht op te nemen van de algemene dekkingsmiddelen. Algemene dekkingsmiddelen zijn baten en lasten die niet specifiek tot een programma behoren.  In onderstaande tabel is een specificatie opgenomen van de 'algemene dekkingsmiddelen' naar taakveld. 

Exploitatie inkomsten (x € 1000)	Rekening 2022	Begroting 2023	Begroting 2024	Begroting 2025	Begroting 2026	Begroting 2027
Dividend	106	83	83	83	83	83
Rente eigen vermogen/voorzieningen en renteresultaat	-43	308	49	124	447	629
Totaal taakveld 0.5 treasury	63	391	131	206	530	712
Totaal taakveld 0.61 OZB woningen	6.994	7.306	7.681	7.745	7.745	7.745
Totaal taakveld 0.62 OZB niet-woningen	7.014	6.997	7.292	7.292	7.292	7.292
Totaal taakveld 0.63 Parkeebelasting	1.888	2.398	2.398	2.398	2.398	2.398
Reclamebelasting	215	205	214	214	214	214
Totaal taakveld 0.64 Belastingen overig	215	205	214	214	214	214
Totaal taakveld 0.7 Algemene uitkering	116.642	117.458	123.680	124.410	113.820	111.980
Forensenbelasting	31	33	34	34	34	34
Toeristenbelasting *	439	468	488	488	488	488
Totaal taakveld 3.4 Economische promotie	470	501	522	522	522	522
Totaal algemene dekkingsmiddelen	133.286	135.255	141.918	142.788	132.521	130.863

*  Door de komst van het AZC in Hotel Van der Valk ontvangen wij de komende drie jaar, vanaf oktober 2023, geen toeristenbelasting van hen. Het gaat om een bedrag van circa € 50.000 per jaar. We zullen dit doorbelasten / in rekening brengen bij het COA en verwerken in een volgend product van de P&C-cyclus. 

Overhead

Om de vergelijkbaarheid tussen gemeenten te verhogen, wordt de overhead centraal begroot en verantwoord op BBV taakveld 0.4 Overhead (ondersteuning organisatie). Er zijn regels opgesteld in het BBV over welke kosten wel en niet onder de overhead geschaard worden. Dit betekent voor ons de volgende onderdelen:

• Leidinggevenden (inclusief gemeentesecretaris)
• Management- en bestuursondersteuning
• Financiën
• HR (inclusief salarisadministratie) en Juridische zaken
• Communicatie en Creatie
• Informatiemanagement, applicatie- en systeembeheer
• Informatie- en gegevensbeheer
• Facilitair
• Telefonie en receptie
• Huisvestingskosten
• ICT kosten

Berekening opslagpercentage overhead van de tarieven lokale heffingen

De overhead wordt niet toegerekend aan alle producten (m.u.v. grondexploitatie en investeringen). Voor de berekening van lokale heffingen en andere kostendekkende tarieven, dienen we extracomptabel echter wel een component overhead toe te rekenen. Dit betekent dat de overheadskosten bij lokale heffingen (afval, riool, leges) wel in de kostendekkende tarieven zijn meegenomen (extracomptabel).
De wetgever laat gemeenten redelijk vrij in de methodiek van toerekenen. Wel is het noodzakelijk om de gekozen methodiek vast te leggen in de financiële verordening van de gemeente. In de gemeente Maashorst is gekozen voor de methode van 'toerekenen op basis van personeelslasten'. De formule die hiervoor wordt gehanteerd, luidt:

Overheadkosten
totale directe personeelslasten + inhuur derden alle taakvelden exclusief overhead

De uitkomst van de gekozen methode resulteert voor 2024 in een opslagpercentage van 81,75% (84,52% in 2023).

In de begroting 2024 worden overigens twee overheadpercentages genoemd die verschillend zijn.

1. De hierboven berekende 81,75%. Dit is het percentage opslag overhead dat toegerekend kan worden aan onze directe salarislasten per uur. Als een uurtarief dus € 50,- is dan moeten we daar € 40,88 bij optellen om de totale lasten per direct uur te bepalen. Dat zijn de directe salarislasten plus de overhead. Dat is dan in dit voorbeeld € 90,88.
2. Overheadpercentage t.o.v. totale lasten. Dit zijn de totale overheadkosten gedeeld door de totale lasten van de begroting excl. de stortingen in de reserves. Dit percentage geeft dus aan dat 13,47% van onze begrotingsuitgaven bestaat uit overhead

Het uitgangspunt in de verslaggevingsregels van het BBV is dat de werkelijke kosten moeten worden toegerekend en niet een begroot bedrag. Voor de overhead betekent dit dat dus moet worden gerekend met de werkelijke overheadlasten. De verdeelsleutel die wordt gehanteerd (81,75% in 2024) behoeft binnen het BBV niet te worden nagecalculeerd. Dit betekent dat de voorgecalculeerde verhouding wordt gehanteerd en afgezet tegen de werkelijke kosten. Eventuele budgetverschillen binnen de overhead worden in de programmarekening toegelicht in programma 10 Bedrijfsvoering.

 

Heffing Vennootschapsbelasting
Sinds 2016 zijn gemeenten vennootschapsbelastingplichtig. Vanwege vele landelijke onduidelijkheden in de afgelopen jaren, is door de Belastingdienst diverse malen uitstel verleend tot het doen van aangifte. De aangiften 2016 t/m 2021 zijn ingediend door de voormalige gemeenten Landerd en Uden, maar deels nog niet vastgesteld door de Belastingdienst.
Op basis van onze inventarisatie en uitgangspunten worden de volgende activiteiten in de aangifte betrokken:

• Grondbedrijf
• Afval (reststromen en bedrijfsafval)
• Reclame-uitingen (abri's)
• Parkeren (vrijgesteld)
• Kermissen (vrijgesteld)

De aangiften hebben geleid tot de volgende fiscale resultaten:

Boekjaar	Fiscaal Resultaat (- = verlies, + = winst)
	Uden	Landerd	Totaal Maashorst
2016	€89.163	€227.775	€316.938
2017	€2.027.462	€110.052	€2.137.514
2018	€2.243.963	€845.433	€3.089.396
2019	-€596.922	€341.404	-€255.518
2020	-€78.945	-€389.488	-€468.433
2021	€2.966.985	€72.889	€2.894.096
2022	*	*	*
Totaal	€6.651.706	€1.062.287	€7.713.993

* De aangifte 2022 moet nog opgesteld worden.

Fiscale resultaten worden overigens heel anders berekend dan bedrijfseconomische resultaten (o.b.v. BBV), met name op basis van een fiscale beginbalans. Het is derhalve mogelijk dat het grondbedrijf bedrijfseconomisch winstgevend is, maar fiscaal gezien verlieslatend en vice versa.
Ten opzichte van de programmabegroting 2023 zijn met name de fiscale resultaten van Uden flink gewijzigd. Dit vanwege een gewijzigde systematiek waarbij resultaten in jaren naar voren gehaald zijn. In de totale looptijd van de grondexploitaties zou dat tot een kostenbesparing moeten leiden.