Bedrijfsvoering

In programma 10 'Bedrijfsvoering en inkomsten' wordt de stand van zaken en de beleidsvoornemens van de bedrijfsvoeringsfuncties en de overhead toegelicht. In de paragraaf 'Bedrijfsvoering' geven we een nadere toelichting inzake de overhead en het overzicht van algemene dekkingsmiddelen.

Daarnaast worden op basis van onze financiële verordening onderstaande onderdelen toegelicht:

• Omvang, opbouw en ontwikkeling van het personeelsbestand en de loonkosten
• Kosten van inhuur van derden
• Huisvestingskosten
• Automatiseringskosten
• Budgetten voor de raad, de griffie, de rekenkamer en de accountant

Daarnaast bevat deze paragraaf de volgende onderdelen:

• Verantwoording informatieveiligheid
• Rechtmatigheidsverantwoording
• Frauderisico’s
• Rekenkameronderzoeken

De VNG heeft samen met het Rijk een efficiënte verantwoordingssystematiek ontwikkeld: de Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA). Hiervoor zijn de verantwoordingssystematieken voor de Basisregistratie Personen (BRP), Paspoortuitvoeringsregeling (PUN), Digitale persoonsidentificatie (DigiD), Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG), Grootschalige Topografie (BGT), Basisregistratie Ondergrond (BRO) en Inkomen (Suwinet) samengevoegd.

ENSIA helpt gemeenten in één keer verantwoording af te leggen over informatieveiligheid, gebaseerd op de BIO (Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Overheid). Door in te stemmen met de verantwoordingen over de BAG, BGT en BRO en met de ondertekening van een collegeverklaring betreffende DigiD en Suwinet, heeft het college aangegeven in hoeverre de beheersmaatregelen voor deze onderdelen voldoen aan de normen.

Het college verklaart dat voor alle DigiD-aansluitingen en voor Suwinet aan alle normen wordt voldaan. Tevens verklaart het college dat voor de BAG, BGT en BRO alle scores ruim binnen de norm vallen.

We hebben beleid en maatregelen voor informatiebeveiliging opgesteld. Hieronder lichten we deze toe.

Beleid en organisatie

Met het opgestelde strategisch informatiebeveiligingsbeleid is de gemeente Maashorst aan de slag gegaan. Een herziening van dit beleid is in de maak. ENSIA 2025 is inmiddels met een positief resultaat afgerond. In 2025 hebben we de verplichte e-learning privacy gecontinueerd. Inmiddels is deze door het overgrote deel van de collega’s met goed resultaat afgerond. Voor de Wet politiegegevens is in 2023 een interne audit uitgevoerd. De aanbevelingen zijn opgepakt. Een opvolgingsaudit heeft in 2025 plaatsgevonden. Hoewel het oordeel ‘afkeurend’ is volgens de NOREA-norm, hebben we ten opzichte van de audit in 2023 veel verbeteringen doorgevoerd. De rapportage is gedeeld met de Autoriteit Persoonsgegevens. De aanbevelingen worden omgezet in een verbeterplan, waarop in 2026 een nieuwe objectieve audit zal plaatsvinden. In 2025 hebben daarnaast twee penetratietests plaatsgevonden. Dit zijn gecontroleerde aanvallen door ethische hackers op onze organisatie. Hierbij zijn geen grote risico’s aangetroffen en de aanbevelingen zijn grotendeels opgevolgd. We werken aan een risicomanagementsysteem volgens de Baseline Informatiebeveiliging Overheid, versie 2 (BIO-2).

Continuïteit en incidenten

De meldingsbereidheid van incidenten is hoog. De drempel om een incident te melden is in 2025 verder verlaagd, doordat het team, bestaande uit de privacy officer, functionaris gegevensbescherming (FG) en de Chief Information Security Officer, continu aandacht vraagt voor informatieveiligheid volgens de principes van ‘Just Culture’. Incidenten worden centraal ontvangen, toegewezen en zo nodig opgevolgd, ieder binnen het eigen aandachtsgebied.

Gegevensbescherming

Gegevensbescherming kent een technische en een juridische component. Deze zijn niet los van elkaar te zien. Daarom is het goed dat er regelmatig gestructureerd overleg plaatsvindt over onderwerpen die beide werkvelden raken. De FG en CISO rapporteren jaarlijks over de voortgang van de belangrijkste acties.

Meerjarenperspectief

De gemeente blikt hier terug op wat er in 2025 op het gebied van informatiebeveiliging is gebeurd. De hoofdboodschap is dat de integrale aanpak van informatieveiligheid en gegevensbescherming staat en continu wordt verbeterd. Er zijn geen grote risico’s aangetroffen.

Inleiding

Met ingang van 2023 verantwoordt het college middels de rechtmatigheidsverantwoording over de rechtmatigheid van de baten, lasten en balansmutaties van de jaarrekening. Dit betekent onder meer dat via een verbijzonderde interne controle is vastgesteld of de drie hiervoor geldende rechtmatigheidscriteria zijn nageleefd:

• Begrotingscriterium: het handelen binnen de budgettaire kaders die de gemeenteraad stelt in de begroting en begrotingswijzigingen;
• Voorwaardencriterium: in de financiële verordening, die op 6 november 2025 is vastgesteld door de raad, wordt in artikel 11, lid 4, het volgende aangegeven: ‘Het normenkader rechtmatigheid bestaat uit de wettelijke voorschriften die de vaststelling van het recht op financiële middelen inhouden, welke openbaar zijn te raadplegen via www.Overheid.nl in de "Wettenbank", "lokaal" en "nationaal" of andere raadpleegbare landelijke voorziening’. Dit maakt dat de wetgeving in het normenkader altijd actueel is, maar ook heel breed om toe te passen. In dat verband wordt er -op aangeven van de accountant- alsnog een concreet normenkader vastgesteld in de raadsvergadering van 9 juli 2026, voorafgaand aan de vaststelling van de voorliggende programmarekening.
• Misbruik & Oneigenlijk gebruik criterium: het in voldoende voeren van beleid om misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsmiddelen te voorkomen.

Als norm voor het rechtmatig handelen is in de Financiële verordening gemeente Maashorst besloten een verantwoordingsgrens te hanteren van 2% van de totale lasten (exclusief reservemutaties). In de jaarrekening 2025 bedragen de totale lasten € 219.689.000. De verantwoordingsgrens ligt dus op € 4.394.000 voor onrechtmatigheden en onduidelijkheden. Vorig jaar lag de grens op 1%.

Het totaal aan onrechtmatigheden over 2025 bedraagt € 5.101.000 en overschrijdt de verantwoordingsgrens. Van dit bedrag wordt € 3.312.000 als acceptabel beschouwd. Dit betekent dat de niet-acceptabele onrechtmatigheden € 1.789.000 bedragen.

Voor een totaaloverzicht wordt verwezen naar de rechtmatigheidsverantwoording in de programmarekening 2025. Geconstateerde afwijkingen groter dan € 100.000 worden in deze paragraaf nader toegelicht per criterium, te weten het begrotingscriterium, voorwaardencriterium en het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium. Het totaal van geconstateerde afwijkingen op deze drie criteria tezamen bepaalt de invulling van de rechtmatigheidsverantwoording.

Nadere toelichting op de rechtmatigheidsverantwoording

Begrotingscriterium

Bij het begrotingscriterium wordt feitelijk gekeken naar iedere afwijking ten opzichte van de begroting. Echter geldt dat onderschrijdingen van de lasten en/of investeringen en afwijkingen van de baten niet als onrechtmatig worden beoordeeld mits zij tijdig worden gemeld aan de raad. In artikel 12 van de financiële verordening van de gemeente Maashorst, die op 6 november 2025 is vastgesteld door de raad, zijn afspraken gemaakt over wat tijdig is.

Overschrijdingen van de lasten per programma en van investeringen zijn per definitie onrechtmatig. In artikel 12 van de financiële verordening staan uitgangspunten opgenomen wanneer afwijkingen acceptabel zijn.

Het totaal aan overschrijdingen van de lasten op de programmaonderdelen bedraagt € 3.312.000. Het totaal aan overschrijdingen van investeringskredieten bedraagt € 524.000.

Van deze overschrijdingen wordt een bedrag van € 3.312.000 aan (begrotings)afwijkingen als acceptabel beschouwd, omdat hier ofwel direct daaraan gerelateerde baten tegenover staan ofwel de afwijking tijdig gemeld is aan de raad. Afwijkingen boven de € 100.000 worden hierna toegelicht.

Ten aanzien van kredietoverschrijdingen is er sprake van een totaal van € 741.000 aan afwijkingen. Volgens de financiële verordening is het college bevoegd tot afwijkingen tot € 100.000, waardoor er maar één kredietoverschrijding onrechtmatig is voor een bedrag van € 524.000. Deze is in onderstaand overzicht nader toegelicht.  

Voorwaardencriterium
Het college heeft op basis van het voorwaardencriterium de rechtmatigheid gecontroleerd. De normen voor het voorwaardencriterium zijn gebaseerd op de eisen die afkomstig zijn uit verschillende interne en externe regelgeving die bij de uitvoering van financiële beheershandelingen van de gemeente van toepassing zijn. In eerste aanleg hebben we hier in artikel 11, lid 4 in de financiële verordening verwezen naar vastgestelde wet- en regelgeving op landelijke publicatiewebsites als normenkader voor de gemeente Maashorst vanuit actualiteit. In het licht van inkadering is alsnog een concreet normenkader vastgesteld in de raadsvergadering van 9 juli 2026, voorafgaand aan de vaststelling van de voorliggende programmarekening 2025.

In het kader van het inkoopproces betrekken wij de naleving van de Europese aanbestedingsregels in onze controle. De interne aanbestedingsregels, zoals vastgelegd in het inkoopbeleid van de gemeente Maashorst, maken geen deel uit van de rechtmatigheidscontrole. Dat vanwege het besluit van de raad om deze interne aanbestedingsregels buiten het normenkader te houden.

1. Inhuur van personeel: € 326.000. Het gaat om inhuur waarbij de Europese drempelwaarde is overschreden. Voornamelijk kwam dat door de verlenging van inhuurovereenkomsten. Deze contracten zijn inmiddels beëindigd danwel opnieuw rechtmatig aanbesteed.
   
   
2. Diverse diensten: € 607.000. Dit betreft diverse contracten en inkopen die enkelvoudig of meervoudig onderhand zijn aanbesteed, terwijl op basis van de financiële omvang van het contract of besteding een Europese aanbestedingsprocedure gevolgd had moeten worden. De twee grootste inkopen betreft schoonmaak buitenruimte (€ 118.000, deze fout werkt door uit vorig jaar) en het systeem van parkeermeters (€ 111.000).
   
   
3. Wezenlijke wijzigingen: Van de Europees aanbestede contracten is beoordeeld of de werkelijke bestedingen binnen de contractwaarden blijven. In een aantal gevallen is dat niet zo, maar verklaarbaar. In één situatie (afvalinzameling, € 244.000) is door aanpassing van het beleid 20% meer afval ingezameld. Vanuit aanbestedingsregels is niet duidelijk of deze uitbreiding een wezenlijke wijziging betreft, wat zou moeten leiden tot een nieuwe aanbesteding. Daarom is deze afwijking als onduidelijkheid opgenomen.

Verbetermaatregelen

Als organisatie zetten we stappen om de rechtmatigheid beter te borgen. Voor het in control komen van de financiële processen is verdere professionalisering noodzakelijk, zodat ook het totaal aan onrechtmatigheden en onduidelijkheden teruggedrongen wordt. Hiervoor zijn acties projectmatig al in gang gezet en op deze manier werken we gestaag toe naar het meer in control komen van onze organisatie met ook de basis op orde, qua processen, besluit- en dossiervorming. Dit geldt zeker ook voor het Sociaal Domein, waar we voor een bedrag van € 0,9 miljoen de daadwerkelijke levering van zorg niet hebben kunnen vaststellen. Dit is voor hetzelfde bedrag daardoor een onzekerheid, die meegenomen wordt in het getrouwheidsoordeel van de accountant. Op deze plaats verwijzen wij voor een nadere toelichting naar het rapport van de accountant.

Onduidelijkheden
Onduidelijkheden verwijzen naar situaties waarin onvoldoende informatie of bewijs aanwezig is om de juistheid en rechtmatigheid van financiële transacties of verslaggeving te bevestigen. Dit kan ontstaan door incomplete of inconsistente gegevens, beperkte toegang tot noodzakelijke documenten, of complexe omstandigheden die een eenduidige conclusie bemoeilijken.

Misbruik & oneigenlijk gebruik criterium (M&O-criterium)
Het college heeft de juistheid en volledigheid van de gegevens, die door belanghebbenden zijn verstrekt, op basis van het criterium misbruik en oneigenlijk gebruik gecontroleerd. Dit om aan te tonen dat men voldoet aan de voorwaarden, zodoende dat misbruik en oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving door de gemeente Maashorst kan worden voorkomen en bestreden.

Het beleid dat de gemeente voert om misbruik en oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving te voorkomen is met name ingebed in processen van de gemeentelijke organisatie(onderdelen) en in haar eigen regelgeving. Uit de rechtmatigheidscontroles van ons college blijken geen onrechtmatigheden in het kader van het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium.

De commissie BBV heeft eerder de aanbeveling gedaan aan gemeenten om een overkoepelende beleid(notitie) op te stellen waarin de gemeente haar visie, uitgangspunten, werkwijze en model risicoanalyse misbruik en oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving duidt. Dit beleid is in 2024 opgesteld en door de raad op 27 februari 2025 vastgesteld. Hierin heeft de gemeente Maashorst de maatregelen ter voorkoming en bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving opgenomen. 

Het college van burgemeester en wethouders is zich bewust van de frauderisico’s die de gemeente loopt en gezien het belang verdient dit onderwerp steeds meer aandacht. De belangrijkste risico’s zijn ondervangen door de inrichting van de administratieve organisatie en interne beheersmaatregelen. In 2025 zijn er geen signalen van vermoedens van fraude gemeld.

Met de Auditcommissie is afgesproken om via de instrumenten van planning & control te rapporteren over de voortgang van de opvolging van de aanbevelingen van de Rekenkamer. Dit doen we volgens artikel 185a van de Gemeentewet. De Rekenkamer heeft in 2023 onderzoek gedaan naar het uitvoeringsprogramma en in 2024 eerst naar coronagelden en daarna naar grote projecten. Alle aanbevelingen die hieruit zijn voortgevloeid, zijn inmiddels opgevolgd. Met name de implementatie van Projectmatig Creëren in de organisatie en de herziening van de financiële verordening op het onderdeel grote projecten hebben hier een belangrijke bijdrage aan geleverd. In 2025 heeft de Rekenkamer onderzoek gedaan naar de specifieke uitkeringen (SPUK’s) die we van het Rijk hebben ontvangen. De raad heeft de aanbevelingen van de Rekenkamer niet integraal overgenomen, maar hierover begin 2026 een gewijzigd besluit genomen. Momenteel werken we eraan om de acties die uit het gewijzigde besluit voortvloeien, op te pakken. Als nieuw onderwerp is de Rekenkamer eind 2025 gestart met een onderzoek naar cybersecurity, waarvan de rapportage in het tweede kwartaal van 2026 wordt verwacht. Meer gedetailleerde informatie over de opvolging wordt periodiek in de auditcommissie besproken.

Naast de Jaarstukken 2025 stelt de gemeente jaarlijks verschillende interne jaarverslagen en rapportages op. Vanaf verslagjaar 2025 worden deze stukken waar mogelijk gebundeld aangeboden via een afzonderlijk collegevoorstel en een afzonderlijke informatienota aan de raad. Daarmee krijgt de raad een beter overzicht van de beschikbare jaarverslagen. Ook ontstaat meer inzicht in de onderwerpen waarover de organisatie jaarlijks verantwoording aflegt.